Beheer systeem en iOS en Android apps voor Top Installatiegroep
Top Installatiegroep is partner voor het ontwerp, de aanleg en het beheer van de werktuigbouwkundige en elektrotechnische installaties. Top Installatiegroep kwam bij ons omdat zij als middelgrote organisatie met +- 100 medewerkers de kennisoverdracht, toetsing en administratie rondom Veiligheid, gezondheid en milieu Certificering ( VCA ) graag verder wilden digitaliseren.
De VCA certificering vereist dat medewerkers voortdurend op de hoogte worden gehouden over deze onderwerpen door middel van bijvoorbeeld toolbox meetings en/of werkinstructies.
Gedurende de kennismaking- en inventarisatie gesprekken werd al snel duidelijk dat er nog enkele andere administratieve zaken waren waar grote efficiency voordelen op behaald zouden kunnen worden als we die mee zouden nemen in de app ontwikkeling. Te denken viel aan het indienen van weekstaten ( uren briefjes) het rapporteren van schades / onveilige situaties en werplek inspecties.
Uitdagingen & Oplossing
Een toolbox meeting is een kort periodiek overleg over een veiligheidsonderwerp dat actueel/relevant is voor de medewerkers in de organisatie en heeft als doel de veiligheid op de werkvloer te verhogen en het veiligheidsbewustzijn te verhogen. Top Installatiegroep medewerkers zijn VCA gecertificeerd en komen enkele keren per jaar bij elkaar voor deze korte overleggen. Het laten reizen van medewerkers vanuit heel het land voor deze korte meetings kost erg veel tijd en is in veel gevallen niet nodig wanneer de toolbox informatie digitaal bij medewerkers terecht zou komen en er een goed systeem is waarin de deelname aan de toolbox per medewerker geadministreerd en gevolgd kan worden.
Om dit te realiseren hebben wij een admin/beheer systeem ontwikkeld waarin de leidinggevenden en/of veiligheidscoördinator toolbox meetings kunnen samenstellen en versturen naar de app die we ontwikkeld hebben voor de medewerkers. In het beheersysteem kan precies gevolgd worden welke medewerkers welke toolboxen bekeken hebben en afgesloten hebben met een korte toetsing.
Medewerkers stuurden via diverse kanalen hun weekstaten in en de wens was om dit te centraal te gaan doen via de app. Hiervoor hebben we op maat een digitaal formulier ontwikkeld en in de app opgenomen en een sectie aan het beheersysteem toegevoegd waarin alle managers de weekstaten van hun eigen mensen kunnen inzien en controleren.
Bedrijven met een VCA certificering zijn verplicht om werkplekinspecties uit te voeren. Met een werkplekinspectie wordt beoordeeld of een werkplek veilig is en voldoet aan geldende normen en wet- en regelgeving. De wens was om ook deze formulieren gedigitaliseerd op te nemen in de app. De medewerker kan de inspectie eenvoudig invullen en vanuit de app versturen waarna de inspectieformulieren terecht komen in het beheersysteem waar de manager of coördinator een handig overzicht krijgt en de formulieren kan controleren/opvolgen.
Wanneer er schade of letsel wordt opgelopen tijdens werkzaamheden zijn medewerkers verplicht een melding hiervan te maken. Voor deze meldingen bestonden losse formulieren die geprint of digitaal per mail verzonden konden worden. Ook hier was de behoefte om dit proces centraal via de nieuwe app te laten lopen. We hebben op maat een meldingsformulier ontwikkeld en toegevoegd aan de app waarbij direct foto's van het voorval vanuit de app kunnen worden gemaakt en toegevoegd aan het formulier. De meldingen komen centraal binnen in het beheersysteem alwaar de verantwoordelijk persoon voor de afhandeling van de meldingen deze kan inzien , controleren en opvolgen.
Laten we ook samenwerken.
Neem vrijblijvend contact met ons op om te bepreken hoe we ook jou kunnen helpen met het bereiken van je (digitale) doelen.