In elk bedrijf zit werk dat elke week terugkomt en niemand mist als het weg is. Facturen overtypen, aanvragen doorzetten, gegevens van het ene systeem naar het andere tikken. Dat is het werk dat geautomatiseerd hoort te worden, met AI op de plekken waar geoordeeld moet worden, en met gewone regels waar het strak moet zijn.
Vier voorbeelden, geen menukaart. Wat er bij jou te halen valt hangt af van je eigen proces, en dat is precies wat de verkenning uitzoekt.
Mail, contactformulier, WhatsApp, een telefoonnotitie: alles komt via een ander kanaal binnen en belandt op een andere plek. Samengebracht in één stroom, gesorteerd op wat het is en hoe urgent het is. Standaardvragen worden direct en juist beantwoord door een assistent die jouw producten, voorwaarden en toon kent. De bijzondere gevallen komen bij een mens terecht, met de voorbereiding er al bij.
Van aanvraag tot offerte, van bestelling tot planning. Stappen die nu handwerk zijn, lopen vanzelf, met een mens erbij op de momenten die ertoe doen.
Een dashboard is nog steeds werk: iemand moet ernaar kijken en er iets van vinden. Hier worden de gegevens uit je systemen samengebracht én gelezen. Wijkt er iets af, dan hoor je het, met de reden erbij en de vervolgstap al klaargezet. Waar oordeel of vakkennis nodig is, komt het bij een mens terecht, met de analyse er al bij.
Is de software van jezelf, dan kan AI er rechtstreeks in: zoeken dat begrijpt wat je bedoelt, samenvatten, voorspellen. Draai je op een pakket van een leverancier, dan kun je niet in de motor, maar wel eromheen: gegevens via de API eruit, laten verwerken, en het antwoord terugzetten of ernaast tonen. Is er geen API, dan hoor je dat hier voordat er iets beloofd wordt.
Niet elke belofte over AI is waar, en niet elk proces is het waard om te automatiseren. Daarom begint het hier met een verkenning en niet met een voorstel.
Je proces wordt doorgelopen: waar zit het handwerk, wat kost het per week, en wat is er met de techniek van nu werkelijk te automatiseren? Je krijgt een concreet overzicht met wat het oplevert, wat het kost en waar je zou beginnen. Ook als de uitkomst is: hier nog even niet aan beginnen.
€ 1.250, vooraf helder. Gaan we daarna bouwen, dan wordt dat bedrag volledig verrekend met de eerste fase.
De verkenning is dezelfde eerste fase als bij een app of een maatwerksysteem. Eén werkwijze, drie soorten werk. Weet je nog niet of het zinvol is? Begin dan met de eerste indruk. Gratis, en je krijgt een eerlijk antwoord voordat er geld aan te pas komt.
Eén sessie op locatie of onlineplus de uitwerking daarna
Concreet overzicht van kansenmet opbrengst, kosten en volgorde
Eerlijk adviesook als het advies is: (nog) niet doen
Het plan is van jouook als een ander het bouwt
Pilots die nergens landenals het niet in productie kan draaien, begint het niet
AI omdat het AI issoms is een koppeling of een eenvoudig script het juiste antwoord, en dan wordt dat gebouwd
Jouw data te grabbelduidelijke afspraken over welke gegevens waarheen gaan, en waar ze verwerkt worden
Bedrijfsprocessen automatiseren betekent dat werk dat mensen nu handmatig doen door software wordt uitgevoerd: documenten verwerken, aanvragen doorzetten, gegevens tussen systemen overzetten, rapportages maken. Wat overblijft voor de mens zijn de uitzonderingen en de beslissingen.
Werk dat regelmatig terugkeert, vaste stappen kent en op gegevens gebaseerd is: documenten verwerken, aanvragen doorzetten, gegevens tussen systemen overzetten, standaardvragen beantwoorden, rapportages maken. Hoe vaker iets gebeurt en hoe minder uitzonderingen erin zitten, hoe meer het oplevert.
Automatiseren levert meestal drie dingen op: uren die terugkomen, fouten die verdwijnen en doorlooptijd die korter wordt. Reken het na: vijf mensen die drie keer per dag twintig minuten aan hetzelfde werk kwijt zijn, zijn samen 25 uur per week bezig, ruim 1.150 uur per jaar.
Gewone automatisering volgt regels die vooraf vastliggen en doet elke keer exact hetzelfde. AI beoordeelt, herkent en vat samen, maar geeft niet altijd hetzelfde antwoord. Daarom wordt AI ingezet waar geoordeeld moet worden, en worden harde regels gebruikt waar het altijd precies goed moet zijn.
AI kan taal begrijpen, documenten lezen, samenvatten, classificeren en voorstellen doen. AI kan geen verantwoordelijkheid dragen en geeft niet altijd exact hetzelfde antwoord. Die grens bepaalt waar het wel en niet wordt ingezet.
Vooraf wordt vastgelegd welke gegevens verwerkt worden en waar dat gebeurt. Er wordt gewerkt met leveranciers die gegevens niet gebruiken om hun modellen te trainen, en waar het gevoelig ligt blijft de verwerking binnen Europa.
De kosten hangen af van hoeveel systemen erbij betrokken zijn en hoeveel uitzonderingen het proces kent. Er wordt begonnen bij het proces dat het vaakst terugkomt, zodat de eerste stap zichzelf terugverdient voordat de volgende aan de beurt is. De verkenning levert een vaste prijs per fase op.
Begin bij het proces dat het vaakst terugkomt en het minst leuk is. Dat is bijna altijd ook het proces met de kortste terugverdientijd.
Kun je die vraag binnen tien seconden beantwoorden, dan is er waarschijnlijk iets te automatiseren. Reken het uit in de eerste indruk: je ziet meteen wat dat werk je per jaar kost, en binnen vijf werkdagen hoor je of het hier loont.